酒泉市政府采购项目档案管理暂行办法

第十条 政府采购项目档案具体包括：

（一） 政府采购的项目委托任务书（或采购项目计划）。

1、采购计划申报书；

2、委托书及法人代表授权书；

3、项目预算和资金构成。

4、采购需求清单。

（二） 项目的前期准备材料。

1、采购项目工作计划书；

2、采购方式的申请批复意见书（公开招标之外方式的应载明原因）；

3、项目招标领导小组及工作小组成员名单；

4、供应商选取名单（条件及原因）；

（三）项目的招标（询价等）文件材料

1、招标文件的会审记录及报送政府采购管理部门备案记录；

2、已发出采购文件（包括招标、询价或竞争性谈判采购的有关文件、资料、样本、图纸等）；

3、已发出采购文件的必要澄清或修改的文件；

4、采购公告（包括招标公告等）、邀请招标函、询价函或者谈判邀请函；招标（询价等）文件的登记记录，招标文件所刊登的媒体（报刊、网站等）记录；

5、供应商的考察情况报告或资格审查情况报告；

6、项目标底；

（四）项目的开标文件材料

1、开标会议议程；

2、参加开标会议的签到名单；

3、接受投标的记录；

4、开标时间、地点、过程的有关记录；

5、公开报价（开标）过程记录；

（五）项目的投标（报价等）文件材料。

1、投标文件的正本（包括投标、报价或竞争性谈判采购的文件、资料等）；

2、已提交投标文件的补充、修改或已经撤回的文件记录；

（六）项目的评审文件材料。

1、项目评标委员会（询价小组、谈判小组）名单及监督人员名单；

2、项目评标办法；

3、评审过程记录及打分表；

4、评审报告（如项目需要考察，含考察报告）；

5、项目废标报告及处理意见；

6、项目评审监督意见书；

7、公证书；

（七）项目的中标文件材料

1、领导小组对采购结果的决定；

2、采购结果公告记录（包括预中标通知书、采购结果通知书及相应报刊、网络记录）；

（八）项目合同 政府采购项目合同（包括补充、修改、终止执行等合同）；

（九）项目的验收文件材料。

1、政府采购项目验收报告；

2、政府采购项目反馈报告；

3、委托采购项目完成报告单；

（十）其它文件材料。

1、项目工作总结；

2、项目效益评估书；

3、争议或纠纷发生及处理结果，质疑答复、投诉处理决定；

4、其它与采购项目、采购过程及采购项目完成情况有关的文件资料。

　第十一条 采购项目合同签定后三个月内，由项目负责人将该项目的全套文件材料进行收集整理。

第十二条 整理的档案应包括该项目的全部文件材料和记录。包括图纸、效果图、磁带、光盘、磁盘等载体的各类文件材料。

第十三条 项目档案必须根据项目的实际操作执行的时间顺序进行整理。

第十四条 必须保证项目档案的完整、真实和有效。具体要求：

（一）项目档案的内容要符合要求，规范统一；

（二）采购操作中形成的文件材料要齐全完整；

（三）必须是原始件的不能用复印件替代；

（四）文件材料中的签名、印鉴手续要齐全；

（五）整理的项目档案符合质量标准，便于保管和利用。

第十五条 项目档案不符合要求的，项目负责人应尽快补齐相应材料，保证项目档案的完整、真实、有效。

　 第六条 执行科在政府采购项目执行过程中，认真收集并妥善保管采购文件和记录，合同签定完毕三个月内经整理后移交档案室。

第七条 其他科室涉及采购项目的，必须在办理过程中认真收集并妥善保管采购文件及记录，并在办结完毕的三个月内整理后移交档案室。

第八条 档案室负责人负责档案的审核、立卷、归档、贮存和管理工作。并负责定期制作项目归档情况明细表，敦促各科室及时移交项目档案。

第九条 项目档案移交前由项目负责人和经办人员对项目档案的真实性、完整性、有效性负责并妥善保管；项目档案正式移交后，由档案员负责管理和提供利用。

第一条 为加强政府采购项目档案的管理，有效保护和利用政府采购项目档案资源，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国政府采购法》和《甘肃省档案管理条例》等有关规定，结合实际情况，制定本办法。

第二条 政府采购项目档案是指政府集中采购机构和业务代理机构在进行政府采购项目过程中形成的文字、图纸、图表、声象、纸质、磁盘、光盘等不同载体的记录。

第三条 本办法适用于全市政府采购部门所有采购项目档案的收集、整理、移交和管理。

第四条 政府采购项目档案是反映政府采购活动的重要记录和史料，有重要的依据作用，应当依法保存，不得伪造、隐匿或者销毁。

第五条 政府采购办公室在进行政府采购项目活动中形成的采购文件及相关记录，都应归入政府采购项目档案管理，以保证档案资料的真实性、完整性和有效性。

　　第二十二条 档案室负责采购项目档案的贮存和妥善保管，应保证贮存场所的清洁卫生，做好防虫、防尘、防潮、防火、防盗、防虫、防鼠等工作。

第二十三条 档案员按照归档内容要求，负责收集、整理、立卷、装订、编制目录。并保证项目档案的标识清晰有效。

第二十四条 采购项目档案文件材料用纸规格一律采用国际标准A4纸。大型工程图纸、设计效果图、光盘、磁盘等无法装订成册的可在项目档案中统一编页，单独保存。

第二十五条 政府采购项目档案按照年度项目编号顺序进行组卷。卷内文件材料按照政府采购工作流程的顺序排列，依次为项目立项准备、项目招标、项目开标、项目评审、招标结果、项目合同、项目验收的文件材料。

第二十六条 政府采购项目档案的保管期限定为永久和短期两种。

1、属于政府采购招标项目，或者有重要意义的采购项目，需长久查考利用的文件材料，列为永久保管． 　 2、属于政府采购非招标项目，在较长时期内有查考利用价值的文件材料，列为短期(15年)保管。

第二十七条 政府采购项目档案的保管期限，从立卷年度算起。

第二十八条 档案员应在每年的四月份之前对上年度移交的档案完成立卷、装订和编制目录工作；并制作档案清册，列明应管理的档案名称、卷号、册数、起止年度、应保管期限、已保管期限等。档案清册应作永久保管。

　第三十六条 政府采购办公室工作人员违反本规定，按照内部管理制度和要求进行处理，情节严重的，移送有关部门追究其法律责任。

第三十七条 政府采购项目档案管理人员工作变动，应办理档案及档案清册的移交手续，经办公室主任签字认可后，方可办理交接手续。

第三十八条 本办法由酒泉市政府采购办公室负责解释。

第三十九条 本办法《酒泉市政府采购项目档案管理暂行办法 》自发布之日起执行。

　　第二十九条 办公室工作人员因工作需要，确需查阅或复印政府采购项目档案，应填写《项目档案查阅/复印/借阅登记表》，经本科室负责人签字后，交档案员办理查阅手续。

第三十条 凡查阅或复印的，必须由档案员抽调项目档案，交查阅人查阅。需复印的，由档案员按指定页码复印。

第三十一条 办公室工作人员因工作需要，确需借阅政府采购项目档案的，应填写《项目档案查阅/复印/借阅登记表》，经中心分管领导签字后，交档案员办理手续。

借阅项目档案时间最长不得超过三天。借阅期间，所借档案的真实性、完整性由借阅人负责。

第三十二条 借阅项目档案返还时，档案员必须按页码核查项目档案，并办理返还手续。

第三十三条 查阅、复制或者借阅政府采购项目档案的办公室工作人员，严禁在档案上涂画、拆封和抽换。

第三十四条 政府采购项目档案不得外借。非政府采购办公室工作人员，如需查阅、复印或借阅项目档案，应填写《项目档案查阅/复印登记表》，经政府采购办公室领导签字同意后，由档案员办理。

第十六条 项目负责人将项目材料整理完毕后，填写《采购项目档案归档登记表》，向档案室移交项目档案。在本单位档案室保存期限为为从采购结束之日起至少保存十五年。期满后向当地档案馆移交。

第十七条 档案员对移交的项目档案编制目录，并对档案的完整性、真实性进行审核。如发现不完整、不真实的情况，在《采购项目档案归档登记表》上填写审核意见，通知项目负责人补齐相应材料。

第十八条 项目负责人根据档案员的审核意见，一周内将相应材料补齐后，交档案员审核并移交项目档案。

第十九条 项目档案通过审核后，项目负责人编制项目档案目录连同档案移交档案员，并办理正式移交手续。《采购项目档案归档登记表》由档案员统一保管。

第二十条 各科室及项目负责人应加强未移交档案的管理，做到安全保管、放置有序、查找方便。

第二十一条 采购档案需要追加时，由相应承办人整理相应文件材料，填写《采购项目档案归档登记表》，说明追加原因及有关项目信息，向档案室移交项目材料。档案员审核无误后，归入原档案目录统一管理。

　　第三十五条 保管期满的政府采购项目档案，可按以下程序销毁。

（一）档案室提出项目档案销毁清单及销毁意见，并登记造册。

（二）销毁意见报办公室领导同意后，上报经同级政府采购管理部门批准。同时报同级档案行政管理部门备案。

（三）销毁政府采购项目档案时，办公室应邀请同级政府采购管理部门人员参加现场监销。

（四）监销人在销毁政府采购项目档案前，应当认真核对清点销毁的项目档案；销毁后应当在销毁清册上签名。

福建省财政厅关于印发《福建省政府采购项目档案管理暂行办法》的通知

闽财购〔2005〕27号

各设区市财政局、监察局、省政府采购中心、省级各政府采购代理机构：

为加强政府采购项目档案的管理，有效保护和利用政府采购项目档案资源，根据《中华人民共和国政府采购法》和《中华人民共和国档案法》有关规定，结合我省实际，制定了《福建省政府采购项目档案管理暂行办法》。现印发给你们，请遵照执行。

福建省财政厅

二○○五年七月一日

第一条　为加强政府采购项目档案的管理，有效保护和利用政府采购项目档案资源，根据《中华人民共和国政府采购法》和《中华人民共和国档案法》的有关规定，结合我省实际，制定本办法。

第二条　本办法适用福建省政府采购项目档案管理。

第三条　政府采购项目档案是反映政府采购活动的重要记录。采购人和采购代理机构在组织实施政府采购项目活动中形成的文件材料，都应归入政府采购项目档案管理，以保证档案资料的真实、完整与安全。

第四条　采购人和采购代理机构要依法做好政府采购项目档案管理工作，加强项目档案的立卷、归档、保管和销毁的管理，确保政府采购项目档案存放有序、查阅方便，严防毁损、散失。

第五条　政府采购项目档案是指采购人和采购代理机构在政府采购活动过程中直接形成的文字、图纸、图表、音像、纸质、磁盘、光盘等不同媒质载体的记录。

政府采购项目档案具体包括：

（一）项目的前期准备材料。

1.采购项目计划书；

2.采购项目计划批复书（含采购方式批复书）；

3.委托代理协议；

4.招标文件论证资料；

5.招标文件确认函；

（二）项目的招标（询价、谈判等）文件材料。

1.已发出采购文件（包括招标、询价、竞争性谈判、单一来源采购的有关文件、资料、样本、图纸等）；

2.已发出采购文件的必要澄清或修改的文件；

3.采购公告（包括招标公告等）、邀请招标函、询价函或者谈判邀请函；

4.购买招标（询价等）文件的登记记录（包括不足三家的情况记录）；

5.供应商的资格审查情况报告；

6.邀请招标的供应商邀请过程记录；

7.询价及竞争性谈判的邀请对象确定理由等材料；

8.答疑会议记录和纪要；

9.现场踏勘记录；

10.缴交投标保证金情况表；

（三）项目的开标文件材料。

1.收取投标文件的登记记录；

2.参加开标会议的供应商签到名单（或开标情况确认表）；

3.开标会议议程（含主持人、唱标人、监标人名单）；

4.开标时间、地点、过程的有关记录；

5.评审专家形成过程和名单；

6.投标人不足三家的废标材料记录；

（四）项目的投标（报价等）文件材料。

1.投标文件的正本（包括投标、报价、竞争性谈判、单一来源采购的文件、资料等）；

2.已提交投标文件的补充、修改或已经撤回的文件记录；

（五）项目的评审文件材料。

1.项目评标小组（询价小组、谈判小组）组成人员、监督人员及有关工作人员签到表；

2.评审过程记录及打分表；

3.评审报告及附件；

4.项目废标报告及处理意见；

5.评审纪律材料；

6.现场监控录音、录像材料；

（六）项目的中标文件材料。

1.确定采购供应商的文件材料（含采购人对采购结果的确定文件、采购结果通知书等）；

2.质疑投诉处理材料（包含供应商质疑书、代理机构质疑答复、投诉处理决定等材料）；

（七）项目采购阶段的文件资料。

1.政府采购项目合同（包括合同的订立、补充、修改、终止执行等）；

2.项目的验收文件材料；

3.资金支付文件及证明；

（八）其他文件材料。

1.项目工作总结；

2.项目效益评估书；

3.其他与采购项目、采购过程及采购项目完成情况有关的文件材料。

第六条　采购人和采购代理机构在政府采购项目合同签订、交付验收完成后，按照归档内容要求和档案管理的有关规定，负责收集、整理、立卷、装订、编制目录、归档。采购人和采购代理机构在开展采购项目时作出的或接收的文件资料属于其归档的范围。

采购人政府采购项目档案应由其内部负责档案管理的机构或人员统一管理；采购代理机构采购项目档案应指定专人负责管理。

除政府采购监管部门和其他对政府采购活动依法行使监督检查职能的部门因监督检查需要可以查阅或复制政府采购项目档案外，政府采购项目档案原则上不得查阅、复制和借出。特殊情况确需查阅或复制政府采购项目档案的，须经本单位负责人批准，并办理登记手续。查阅或者复制政府采购项目档案资料人员，严禁在档案资料上涂画、拆封和抽换。

采购人和采购代理机构应建立健全政府采购项目档案查阅、复制登记制度。

第七条　政府采购项目档案按照年度项目编号顺序进行组卷。

卷内档案材料按照政府采购工作流程的顺序排列，依次为项目立项准备、项目招标、项目开标、项目评审、招标结果、项目合同、项目验收的文件材料及其他资料。

第八条　政府采购项目档案的保存期限为从采购结束之日起保存十五年。

第九条　保管期满的政府采购项目档案，可按档案管理的有关规定销毁。

第十条　采购代理机构采购项目档案管理人员工作变动，应按规定办理档案移交手续，经单位负责人签字认可后，方可生效。

第十一条　采购代理机构因解散或被终止政府采购业务代理资格的，应将政府采购项目档案移交给该项目采购单位的同级政府采购监督管理部门，并按规定办理双方交接手续。

移交项目档案手续必须在3个月内完成。

移交政府采购项目档案的单位，应当编制档案移交清册，列明应当移交的档案名称、卷号、册数、起止年度、应保管期限、已保管期限等。

交接双方按照档案移交清册所列内容进行交接，并由交接双方的单位负责人负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在档案移交清册上签名。移交清册应作永久保管。

第十二条　采购代理机构应积极配合政府采购监督管理部门对其政府采购项目档案的检查。

第十三条　部门集中采购、分散采购的项目档案管理，可参照本办法执行。

第十四条　各设区市财政局可根据当地实际情况，制定具体办法。

第十五条　本办法自2005年9月1日起执行。

晋中市级政府采购评审专家管理暂行办法第一条

为加强对市级政府采购评审专家的聘请和管理工作，促进市级政府采购工作健康发展，根据《晋中地区地级政府采购管理暂行办法》行秘发[2000]29号等有关规定，制定本办法。

晋中市级政府采购评审专家管理暂行办法第二条

市级政府采购评标实行专家委员会评审制度。专家委员会的成员由行业部门推荐或向社会公开招聘。

晋中市级政府采购评审专家管理暂行办法第三条

市级政府采购专家资格需经市政府采购管理办公室确认，并列入市级政府采购专家数据库。

晋中市级政府采购评审专家管理暂行办法第四条

市级政府采购评审专家应具备的条件和要求：

（一）具有较高的政治思想素质和良好的职业道德，客观、公正、廉洁、遵纪守法；

（二）从事相关领域工作满5年，具有中级以上专业技术职称或是某领域公认的专家；

（三）熟悉政府采购理论知识，具有一定的招投标工作经验；

（四）本人愿意参加政府采购评审活动，身体健康，能接受邀请并担任评委；

（五） 无违法、违纪记录；

（六）市级政府采购管理办公室要求的其它条件；

晋中市级政府采购评审专家管理暂行办法第五条

市级政府采购评审专家的申报。凡符合本办法第四条的在职和离退休专家，可以向市政府采购管理办公室自荐，也可以由所在单位或本行业两名专家推荐，并同时提供以下材料：

（一）个人简历；

（二）学历证书、专业职称证书（原件及复印件）；

（三）个人成就（包括学术论文、科研成果、发明创造以及承担过的项目等）；

（四）本人身份有效证件；

（五）本人所在单位开具的现实表现证明。

晋中市级政府采购评审专家管理暂行办法第六条

对经晋中市政府采购管理办公室审核具备相应资格的专家，颁发《晋中市市级政府采购评审专家聘书》。

晋中市市级政府采购评审专家聘用期为二年；期间因故需要解聘的，由晋中市市政府采购管理办公室办理有关解除聘用手续。

晋中市级政府采购评审专家管理暂行办法第七条

晋中市市级政府采购评审专家在政府采购活动中享有以下权利：

（一）对政府采购相关情况的知情权；

（二）对供应商所供产品质量评审权；

（三）评审活动中推荐中标单位表决权；

（四）按规定领取政府采购评审报酬；

（五）市政府采购管理办公室规定的其它权利；

晋中市级政府采购评审专家管理暂行办法第八条

晋中市市级政府采购评审专家在政府采购活动中承担以下义务：

（一）为政府采购提供真实、可靠的评审意见；

（二）严守政府采购评审纪律，不向外泄露评标情况；

（三）发现供应商在政府采购活动中有不正当竞争行为，应及时报告并加以制止。

（四）市政府采购管理办公室规定的其他义务。

晋中市级政府采购评审专家管理暂行办法第九条

市政府采购管理办公室依据专家个人简历及相关资料，分类建立市级政府采购评审专家库。每次政府采购活动，本着专业对口的原则，由市级政府采购中心从专家库中随机抽取，每次抽取的专家人数不得少于项目评审委员会成员总数的二分之一。同时确定两名后选专家，以备需回避或其他不可预见情况时递补。

晋中市级政府采购评审专家管理暂行办法第十条

市级政府采购评审专家应以科学、诚实、客观、公正的态度参加政府采购的评审工作，并在评审过程中不受任何干扰，独立、负责地提出评审意见。

晋中市级政府采购评审专家管理暂行办法第十一条

市级政府采购评审专家不得参与与自己有利害关系的政府采购项目的评审活动。对与自己有利害关系的评审项目，如受到邀请，应主动提出回避。

供应商有充足理由认为某专家需要回避的，应当实行回避。

晋中市级政府采购评审专家管理暂行办法第十二条

评审专家有下列情况之一的，取消其市级政府采购评审专家资格，收回聘用证书。

（一）故意损害政府采购人、供应商等正当权益的；

（二）违反国家有关廉洁自律规定，私下接触参与竞争的供应商或收受有关业务单位的财物或者好处的；

（三）违反政府采购规定向他人透露有关评标情况及其他信息的；

（四）专家之间私下达成一致意见，违背公正、公开原则，左右评标结果的；

（五）以政府采购评审专家名义从事有损于政府采购形象活动的；

（六）被随机选定为评审专家并接受邀请而未按时参加影响工作的；

（七）弄虚作假骗取政府采购评审专家资格的。

对由于上述行为使有关单位形成经济损失的，有关评审专家应承担赔偿责任；构成犯罪的，将移送司法机关追究其刑事责任。

晋中市级政府采购评审专家管理暂行办法第十三条

本办法《晋中市级政府采购评审专家管理暂行办法 》由晋中市政府采购管理办公室负责解释。

晋中市级政府采购评审专家管理暂行办法第十四条

本办法自发布之日起执行。