项目整体变更控制工具

(一)变更控制系统

变更控制系统是正式汇集资料，创建文件程序，所创建的这个文件程序必须是经权威项目文件认可了发展阶段的文件。它包括书面工作、跟踪系统和必要的权威部门认可了的变化级别。

许多变更控制系统都包括一个变化控制委员会(CCB)，负责批准或抵制变化要求。变化控制委员会的权力和责任应该得到仔细的界定，并且要取得主要参与者的同意。在一些大型复杂的项目中，可能会有很多变化控制委员会，他们负有不同的职责。

变更控制系统也应该包括这样一些程序，这些程序是在没有预先审议情况下通过的处理改变的程序。例如，紧急情况的处理结果。典型的例子是，一个变更控制系统将允许对一些确定的变化类别实行“自动放行处理”许可。这些变化必须能被记录并让人们获得，以便在项目后期不要引发一些问题。

(二)绩效测量

绩效测量用于帮助评估所发生的偏差的程度，变更控制的一个重要部分就是确定引起偏差的原因，并且决定这种偏差是否需要采取纠正措施。

(三)补充计划编制

很少有项目能够非常精确地完全按照计划进行，补充计划编制就是对工作分解结构的修改进行记录，或者对替代方法进行分析。

整体变更控制是指在项目生命周期的整个过程中对变更的识别、评价和管理等工作。整体变更控制的几个重要输入包括项目计划、执行绩效报告和变更请求。几个重要的输出有更新的项目计划、纠正行动和教训记录文档。图2给出了一个整体变更控制过程的简要示意图。

项目计划为项目变更的识别和控制提供了基准。例如，项目计划包括一部分用来描述项目任务的内容。计划的这一部分提出了项目主要的可交付成果、项目产品以及质量要求。项目计划的进度安排部分列出了主要成果完成的期限要求，而项目计划的预算部分则为提供这些成果制定了成本计划。项目组必须按照计划要求来完成这些工作。如果在项目执行期间发生了某些变更，项目计划就必须加以修订。

执行绩效报告提供了项目执行情况的有关信息。这些报告的主要目的就是要提醒项目经理和项目组在将来可能引起的问题。他们必须做出决断，决定是否需要更正措施，什么样的措施方案才是最好的选择，并决定什么时候采取行动。

整体变更的3个主要输入说明如下：

(1)项目计划。项目计划提供控制变更的基准。

(2)执行绩效报告。绩效报告提供了项目绩效信息。绩效报告还可提醒项目队伍注意将来可能造成麻烦的隐患。

(3)变更请求。变更请求可以用多种形式提出，包括口头或者书面、直接或者问接、外部或者内部、有法律强制性的或者有选择余地的请求。

整体变更的3个主要输出说明如下：

(1)更新项目计划。更新项目计划指对项目计划或者详细辅助资料的内容所做的任何修改。必要时必须将这些修改通知有关的利害关系者。

(2)采取纠正措施。

(3)共享经验教训。偏差产生的原因、已采取的纠正行动的理由，以及所汲取的其他教训都应形成文件，记载在案，使其成为本项目和实施组织内其他项目历史数据库的组成部分。此外，数据库也是知识管理的基础。

所有的项目都存在一定的变更。如何对它们进行管理是项目管理的一个关键问题，特别是对软件项目来说，由于软件是一种纯知识产品，它是一种逻辑的而不是物理的产品，其特殊性体现在：动态性、灵活性、不确定性、易变性、隐蔽性、不可重复性、预计性和度量性差等方面。正是软件项目及其产生产品的过程的这些特性，使得软件项目管理的成败在某种意义上而言，取决于整体变更控制的好坏。

变更请求在项目中是常有的，并以多种不同的形式出现。变更是允许的，但它应该在可控的范围内。

项目整体变更控制就是协调贯穿整个项目过程的变更，不是随便就可以决定的，除非特殊情况，只有书面提出以下依据才能考虑对项目进行变更。

1．项目计划

项目计划包括项目整体计划和项目单项计划。项目整体计划是项目变更整体控制的基准，而项目单项计划则对项目每个部分的控制提出了详细的要求。例如，项目子计划书要对项目的单项任务进行描述，提出项目的最终结果和项目质量要求，进度计划书则会对项目的时间安排、各单项任务的时间期限做出详细的说明，预算计划书要对项目的成本计划做出交待。如果项目的实际进展情况与项目计划不一致，特别是偏差超过了允许的程度，就应当考虑是否需要修改项目计划书，提出变更申请。

2.项目实施情况报告

项目实施进度报告提供了项目的实际进展情况，是项目管理者进行项目变更的基本资料。项目进度报告是严格按照项目的实际施工情况做出的记录，它包括了项目工期进度情况、项目耗费情况报告和项目关键点实施情况等。它不仅说明了目前工程的进度，也为项目管理者提出了未来项目建设可能出现的问题。

3.变更申请

变更请求可以是口头或书面的、直接或间接的，可以是来自项目外部或内部的，也可以是法律要求的或由项目参与各方提出的。除紧急情况外，口头变更必须形成书面文件，它是一种项目变更审批表。在提出阶段，不仅要表述变更的原因，而且还要提出变更实施的方案或计划。紧急情况下，可以征得业主、设计、施工各方同意后先变更，事后补办审批手续，这往往是较小的施工变更。对于项目整体变更和较大的过程变更都必须按变更基本程序办理，即先申请经批准后才可有变更行动。

项目的整体变更控制就是通过项目整体计划和实际项目实施情况报告，查明项目进行过程中发生的变化情况，项目经理必须知道项目的几个关键方面在各个阶段的状态，查明项目进行过程中发生的变化是否构成变更，接着对造成变更的因素施加影响，以确保变更对项目来说是有利的。要确保变更有利于项目的成功，项目经理及其项目团队必须在范围、时间、成本和质量等关键的几个项目尺度之间进行权衡。当变更实际出现时，通过项目变更控制系统进行项目的整体变更，根据变更的结果修改项目计划，制定行动方案。项目整体变更的一般过程，如图2所示。

项目变更对于项目整体实施有着重要作用，必须遵循以下的原则。

1．保持原有的项目考评指标体系

项目业绩的衡量体系是一个标准化、行业化的体系，任何项目变更也不能对其进行修改，避免项目标准的不连续不统一，避免项目实施与建设没有一个科学的考评体系，造成项目成果评价与验收困难。

2．项目计划的执行必须体现出相应的项目结果

项目变更的结果是项目结果的变化，这种变化必须反映到项目的整体计划上来，要按照项目的结果更新项目计划，保持项目计划与结果的一致性。

3．项目变更的整体性

项目是一个系统，任何一个单项任务的变更都会影响到项目其他方面的目标实现。因此，在项目变更控制的同时，不能只着眼于变化的部分，还要从整体出发，协调好受到项目变更影响的其他部分，防止负面影响过大，以便顺利实现对项目变更的整体控制。

项目整体变更控制的结果是形成书面报告，变更内容主要包括以下几个方面。

1．新的项目计划

项目整体变更控制以后，就要在原有的项目计划上进行修改，对变更的地方以及变更所涉及到的其他单项任务进行重新计划，制订出符合项目现状的新的项目计划，它不会对项目计划整体结构进行太大的修改，只是对项目的单项计划以及支持性细节内容做出一定的调整和更新。

2．项目变更的行动方案

项目变更以后，就要对变更过程以及新的行动制定出行动方案。项目的行动方案主要是由项目变更控制委员会在项目原有计划的替代方案中选择出来的。

3．变更总结

项目变更总体控制的结果不仅是要为项目寻找一个新的替代方案，更主要的是要吸取项目变更的经验教训，找出变更的原因，避免在项目的建设过程中继续出现对项目不利的变更，在达成预定效益目标的前提下确保项目顺利完成。2100433B

项目整体变更控制系统运行过程将包括实施、信息收集和反馈三大要素，以确保对项目的有效控制。

项目整体变更控制系统的运作是由实施开始，项目在实施过程中将产生实施效果的信息，这些信息经过记录和处理，形成反馈信息呈送给项目高层管理者，便完成了项目变更控制系统的第一步。如果项目在实施过程中，反馈的信息与项目整体计划没有偏差，项目经理就可以领导项目团队继续执行原定的项目整体计划；但如果项目实施反馈意见与项目计划发生了较大偏差，项目经理就要对项目的实施过程进行调查，提出变更申请，由变更控制委员会进行审查和决定。

变更控制委员会决策是否需要变更，故具有充分的权力。因此，变更控制系统应当明确规定变更控制委员会的责任和权力，并由主要的项目利益相关者认可。对于每个项目来说，通常都会成立一个专门的变更控制机构，变更控制委员会是一个项目内部的管理机构，变更控制委员会应该由下面几部分组成：项目法人代表、项目经理、项目技术负责人、配置管理负责人、质量保证负责人、测试负责人和成本管理负责人，有时还有设计方的代表。

变更控制委员会一旦批准项目变更，就要及时传递批准通知书及相关文件，同时，与项目参与各方积极沟通。项目经理则开始按新计划布置工作，主动与相关单位联系和沟通。

可见，沟通是项目变更控制的一个重要方法。项目经理要运用书面的或口头的执行报告进行项目变更的确认和管理工作。项目经理可以进行一些非正式的会议，与项目团队进行及时有效的沟通，发现项目中潜在的问题，分析已出现的问题并及时解决。

项目变更控制系统还应当有处理自动变更的机制。自动变更，又称现场变更，是不经事先审查即可批准的变更。多数自动变更是由意外的紧急情况造成的，项目经理在这种情况下可以发挥自己的管理能力，有效的完善对项目紧急情况的变更处理，通过与项目利益相关者的沟通来解决，将项目变更的影响调控到最小范围。

最后，引起变更的原因，各相关责任人必须记录在案，这样做的目的不是为了指责和归罪，而是为了日后更好地控制和借鉴。

变更控制系统通常包括一个变更控制委员会、变更审批制度、人员和权限、必要的表格和其他书面文件。

(1)变更控制委员会

变更控制委员会是在制订项目的启动计划时就建立的部门。它是一个负责项目变更审批的团体，负责评估那些提交上来的变更请求，针对这些变更的目的、要求和影响来进行决策，如委员会同意实施一项变更请求，应在会议上安排相关的变更实施责任人以及相关联的协作组织；如果拒绝某一项变更请求，要对项目经理给出拒绝的理由。项目控制委员会首先要对项目经理提出的所有变更申请进行审查；然后分析这些变更可能引起的项目质量、进度和成本变化，分析这些变化并比较项目变更的得失；还要对项目的替代方案进行评审，选择出最好的项目替代计划，再决定是否接受项目的变更申请。一旦接受了项目变更申请，就要对项目变化所涉及的相关人员进行交流与沟通，确保项目替代计划能够合理、顺畅的进行。最后是对项目变更进行总结报告。一般小型项目只设一个变更控制委员会或变更审批小组；而大型、复杂的项目可能要设多个变更控制委员会，担负不同的审批责任。

(2)变更审批制度项目各种变更具体实现的制度性安排

它是项目管理不可缺少的组成部分。简言之，在项目实施过程中，无论哪方提出：变更要求，都是先申请，后批准，再行动。决不允许“先斩后奏”。只是由于各个项目的具体情况不同，如投资规模、范围大小、复杂程度、涉及的领域、重要程度、历史责任等，项目变更的审批程序有多有少。以建设工程为例，施工过程中的变更至少也要通过项目业主、设计方和施工方的一致同意，在变更文件上三方签字认可，变更才可以实施。

(3)变更过程管理人员的审批权限

变更过程管理人员的审批权限是对大小变更事项由谁来决定、谁承担责任的制度安排。实践中，并非所有变更事项都是由变更控制委员会决策。小的变更，对项目实施不产生大的负面影响，可以由基层管理人员决定。但是，必须事先做出规定，基层管理者的决策权限是什么，子项目负责人的决策权限是什么，项目经理的决策权限又是什么，避免出现无人决策或越权决策的后果。

(4)项目变更的必要文件、表格是项目变更管理的载体

它们的形式有变更申请书、替代方案说明、变更批准文件、变更被拒绝的批复文件、批准的变更行动方案(计划)、项目变更总结报告。这些文件是执行项目变更程序的证明，也是项目变更控制的具体措施。它们无疑是项目变更控制系统的组成部分。

建立变更控制系统目的是：

对所有提出的变更请求进行审查；

评估各变更请求的得与失；

接受或拒绝变更请求；

与所有关系人就变更进行交流；

确保变更合理实施；

准备月份报告，按时间总结所有的变更和项目冲突。2100433B