会计建帐基础

一、会计岗位的系统

二、资金岗位的设置

三、资产岗位的设置

四、转帐岗位的设置

五、管理岗位的设置。

附录：各行业会计科目。

目录

第一篇 准备篇

一、建帐的任务和原则

二、建帐的方法和步骤

三、立体组织

第二篇 凭证篇

一、原始凭证的设置

二、记帐凭证的设置

三、凭证的审核和填写

四、凭证的传递和装订

第三篇 帐簿篇

一、帐簿的设置

二、登帐和对帐

三、结帐和订帐

第四篇 报表篇

一、报表的设置

二、报表的填写和保管

第五篇 电脑篇

一、会计电算化概说

二、帐务初始

三 报表定义

一、根据会计制度规定，各单位应设置总帐、明细帐、日记帐。其中：总帐、现金日记帐和银行日记帐应采用订本式，其他帐簿可采用活页式。

实现会计电算化的单位，每天必须输入打出现金、银行存款日记帐。在所有记帐凭证数据已存于计算机内的条件下，可用总分类帐户本期发生额对照表替代总分类帐。总帐、明细帐及银行余额调节表至少每月打印一次。

二、启用会计帐簿，应按以下规定执行：

(一)在帐簿封面上写明单位名称和帐簿名称。

(二)帐簿扉页上应附"经管人员一览表"，内容包括：单位名称、帐簿名称、帐簿页数、启用日期、会计主管人员和记帐人姓名，并加盖名章和单位公章，经管或接管日期，移交日期。

(三)帐簿第一页，应设置帐户目录，内容包括帐户名称，并注明各帐户页次。

(四)启用订本式帐簿，应按顺序编定页数使用，不得跳页、缺号。使用活页式帐页，应按帐户顺序编号，并装订成册。年度终了再按实际使用的帐页顺序编定页数和建立帐户目录。

(五)总帐按会计科目设立帐户，明细帐原则上按会计制度规定的明细科目分别设立帐户。

(六)明细帐开始使用时应填写：

1、银行存款日记帐中开户银行或户名项应填写其开户行的全称。银行帐号项应填写银行帐号的全部数字。

2、金额三栏式帐应填写编号、明细科目和户名项。

3、实物类帐应填写编号、品名、规格、单位、数量、单价等项。

4、固定资产帐除按实物类帐填写外，还应填写使用年限、存放地点等项。

5、序时明细帐的预留银行印鉴项;所加盖的印章应与预留在银行的印鉴卡片的印章一致。如需更换印鉴时，须在备注栏加盖新的印鉴，并注明启用日期。

三、会计人员要根据审核无误的会计凭证登记会计帐簿。

(一)登记帐簿时，应按记帐凭证日期、编号、经济业务内容摘要、金额等逐项记入帐内。做到登记准确、及时、书写清楚。

(二)登记完毕后，要在记帐凭证上签名或盖章，并注明已登记的附号"√"，表示已经记帐。

(三)总帐应根据记帐凭证汇总表登记;日期、凭证号都根据记帐凭证汇总表填写，摘要栏除上年结转及承前页外，应填写凭证汇总的起止号。

明细帐应根据记帐凭证登记;日期填写月日，如同一月份有多笔业务，除第一、二笔外，以下各笔可用点点代替，但换页的第一、二笔必须填写。凭证号栏与摘要栏按记帐凭证号及摘要填写。

现金日记帐应根据记帐凭证逐笔登记。银行存款日记帐应根据支票存根或其他银行结算票据逐笔登记，"种类"项按银行结算种类填写;"号数"只填写支票的后四位数。

(四)各种帐簿按页次顺序连续登记，不得隔页跳行，如果发生隔页跳行，应将空行空页的金额栏由右上角向左下角划红线注销，同时在摘要栏注明"此行空白"或"此页空白"字样，并由记帐人员压线盖章。

(五)登记帐簿用蓝黑色墨水书写，不得使用圆珠笔或铅笔，但下列情况可用红色墨水：

1、按红字冲帐的记帐凭证，冲销错误记录;

2、在多栏式帐页中，登记减少数;

3、划更正线、结帐线、和注销线;

4、会计制度中规定用红字登记的其他记录。

(六)结出帐户余额后，应在"借"或"贷"栏内写明"借"或"贷"字样，没有余额的帐户，应在"借"或"贷"栏内写"平"字，并在金额栏内元位上用"0"表示。

(七)帐簿中帐页下端最后横线以下，一律空置不填。

(八)每一帐页登记完毕结转下页时，应当结出本页合计数及余额，写在本页最后一行和下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明“过次页”和“承前页”字样;也可以将本页合计数及金额只写在下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明“承前页”字样。

对需要结计本月发生额的帐户，结计“过次页”的本页合计数应当为自本月初起至本页未止的发生额合计数;对需要结计本年累计发生额的帐户，结计“过次页”的本页合计数应当为自年初起至本页未止的累计数;对既不需要结计本月发生额也不需要结计本年累计发生额的帐户，可以只将每页未的余额结转次页。

四、会计人员应按照规定，现金、银行日记帐按日结帐，其它帐户按月、季、年结帐。

(一)结帐前，必须将本期内发生的各项经济业务全部登记入帐，属于本期调整的帐项也要按规定全部结转有关帐簿。

(二)结帐时，应首先结出每个帐户的期末余额，余额写在最后一笔经济业务的余额栏内。

(三)所有帐户，不论总帐还是明细帐作日结、月结、季结、年结时，要加计本日、本月、本季、本年的借、贷方发生额。

(四)在记齐当期发生的会计事项，结出余额的下一行摘要栏注明"本日合计"、"本月合计"字样，借贷金额栏结出当日、当月发生额合计数。在数字下端划单红线。

需要结出累计发生额的，应在摘要栏内注名"累计"字样，并在数字下端划单红线。

十二月末，应在摘要栏内注名"本年累计"字样，结出全年累计发生额，并在数字下端划双红线。

上述单红线或双红线都应从借方金额栏左端划至余额栏右端。

(五)编制会计报表前，必须把总帐和明细帐登记齐全，试算平衡，不准先出报表，后补记帐簿和办理结帐。

(六)年度终了，有余额的帐户不需填制记帐凭证或科目结转表，可在年结双红线下一行摘要栏内注明"结转下年"字样(金额不再抄写)，以下空格从右上角至左下角划斜线注销。如果次年度会计科目名称有变化，还应在摘要栏中注明"结转下年×××新帐户"。

(七)结转新帐时，如有余额，可直接将余额转到新帐帐户的第一行余额栏内，日期填写1月1日，同时在摘要栏注明"上年结转"字样。

凡涉及债权债务及待处理事项的帐户，填写"上年结转"时，还应在摘要栏填写组成余额的发生日期及主要经济业务内容，一行摘要栏写不完的，可以在次行摘要栏继续填写。最后一行的余额栏填写上年度余额。

五、各单位必须坚持对帐制度，做到帐证、帐帐、帐实相符。

(一)帐证相符

月终，发现帐帐不符，就要对帐簿记录和会计凭证进行核对。

1、看总帐与记帐凭证汇总表是否相符。

2、看记帐凭证汇总表与记帐凭证是否相符。

3、看明细帐与记帐凭证及所涉及的支票号码及其他结算票据种类等是否相符。

(二)帐帐相符

1、看总帐资产类科目各帐户与负债、所有者权益类科目各帐户的余额合计数是否相符。

2、看总帐各帐户与所辖明细帐户的各项目之和是否相符。

3、看会计单位的总帐、明细帐与有关职能单位的帐、卡之间是否相符。

(三)帐实核对

1、现金日记帐的帐面余额与现金实际库存数额每日核对并填写库存现金核对情况报告单，作为记录。发生长短款，应即列作"待处理财产"，待查明原因，经批准后再进行处理。

2、银行存款日记帐的帐面余额与开户银行对帐单核对。每收到一张银行对帐单，经管人应在三日内核对完毕，每月编制一次银行存款余额调节表，单位负责人每月至少检查一次，并写出书面检查意见。

3、有价证券帐户应与单位实存有价证券(或收款单据)核对相符，每半年至少核对一次。

4、固定资产、库存材料等明细帐的帐面余额，应定期与实存数额相核对，对其他财产物资帐户也要定期核对，年终要进行一次全面的清查。

5、各种债权、债务类明细帐的帐面余额与债权、债务人核对清理，清理结果，要及时以书面形式向单位负责人汇报。并报单位领导人采取措施，积极催办。

6、出租、租入、出借、借入财产等帐簿，除合同期满应进行清结外，至少每半年核对一次，以保证帐实相符。

(四)对帐符号

对帐完毕，相符者应在数字后划"√"号，不相符者，要及时更正、调整。

年度结帐，在12月份的月份结帐后，如果余额栏有余额，年终结帐要办理结转手续，转入下年度新帐内。 即在“截至本月累计” 次行将余额数用红字写入余额栏，收方余额写在收方，付方余额写在付方。并在摘要栏注明“结转下年度”，然后划一条红线，收方与付方金额两数结平，最后划双红线，结束本年帐簿。在下年新帐第一行余额栏填写上年结转的余额，并在摘要栏注明“上年结转”字样。 2100433B

会计档案是指会计凭证、会计帐簿和会计报表等会计核算资料，它是记载和反映经济业务的重要史料和证据。

一、会计档案的范围

(一)会计凭证：包括外来的和自制的各种原始凭证、原始凭证汇总表、记帐凭证、记帐凭证汇总表、涉及对外对私改造资料、银行存款(借款)对帐单及余额调节表等。原始凭证是进行会计核算的基础，平时无论在任何单位保管;年度终了都必须按照规定归档。

业务单位留存，凭以登记业务调拨帐和进销卡片的联单及仓库凭以收付货物的出入库单虽不在会计档案保管之列，但也应由业务单位保存相当年限，以便查核。

(二)会计帐簿：包括总帐、明细帐、日记帐、各种辅助登记簿等。

凡设在业务单位、基建物资单位和总务单位等有关单位的固定资产明细帐、低值易耗品明细帐、原材料及物料用品明细帐和各种债权债务明细帐，都是会计帐簿的组成部分，必须按照会计档案管理的要求保持完整。

(三)财务报告：包括《会计制度》规定和主管单位临时通知编报的主要财务指标快报，月、季、年度会计报表，报表附注及财务情况说明书。上级主管单位对报告的批复及社会审计的审计报告也包括在内。

(四)其他会计核算资料：凡与会计核算紧密相关的，由会计单位负责办理的有参考价值的数据资料。如：经济合同，财务数据统计资料，财务清查汇总资料，核定资金定额的数据资料，中心工作整理上报的资料，会计档案保管期限所明确的会计移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册等。实行会计电算化单位的软件数据资料、程序资料等及存贮于磁性介质上的会计数据、程序文件及其他会计资料均应视同会计档案一并管理。

(五)报帐制单位以及实行两级核算单位会计档案也是单位会计档案的组成部分，应按规定统一管理。

二、会计档案的整理、立卷。

各种会计档案应按会计档案材料的关联性，分门别类地组成几个类型的案卷，将各卷按顺序编号。

(一)会计凭证：按全年顺序统一编号，卷号应与装订的会计凭证封面册数的编号一致。

(二)会计帐簿：各种会计帐簿办理完年度结帐后，除跨年使用的帐簿外，其他需整理、立卷。

1、会计帐簿在装订前，应按帐簿启用表的使用页数，核对各个帐户帐页是否齐全，是否按顺序排列。

2、会计帐簿装订顺序：

(1)会计帐簿装订封面;

(2)帐簿启用表;

(3)帐户目录;

(4)按本帐簿页数项顺序装订帐页;

(5)会计帐簿装订封底。

3、活页帐簿去空白页后，将本帐页数项填写齐全，撤帐夹，用坚固耐磨的纸张做封面、封底，装订成册。不同规格的活页帐不得装订在一起。

4、装订后的会计帐簿应牢固、平整、不得有折角、掉页现象。

5、会计帐簿的封口处，应加盖装订印章。

6、装订后，会计帐簿的脊背应平整，并注明所属年度及帐簿名称和编号。

7、会计帐簿的编号为一年一编，编号顺序为总帐、现金日记帐、银行存(借)款日记帐、分户明细帐。

8、会计帐簿按保管期限分别编号：

(1)现金、银行存款(借款)日记帐，全年按顺序编制卷号;

(2)总帐、各类明细帐、辅助帐全年按顺序编制卷号。

(三)会计报表：

1、会计报表编制完成并按时报送后，留存报表均应按月装订成册。

2、会计报表应整理平整，防止折角。

3、会计报表在装订前，应按编报目录核对是否齐全。

4、会计报表的装订顺序是：

(1)会计报表封面;

(2)会计报表编制说明;

(3)各种会计报表按会计报表的编号顺序排列;

(4)会计报表封底。

装订的会计报表、报表上边和左边应对齐。

5、会计报表按保管期限分别编制卷号;

(1)月、季度会计报表全年按月、季顺序编制卷号;

(2)半年和年度会计报表按年顺序编制卷号。

(四)涉外有关会计资料等单独装订立卷。会计移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册应单独装订立卷，单独编制卷号。

三、会计档案的归档保管

(一)当年的会计档案在会计年度终了后，可暂由本单位财会单位保管一年，期满后原则上应由财会单位移交给本单位的档案单位保管。移交时应开列清册，同时要填写交接清单，并在帐簿启用表移交日期栏填写×年12月31日，移交日后的签章项由帐簿经管人签章，次行经管人员姓名项由会计档案保管人员签章。

没有独立档案单位的企业单位，应单独设房屋存放会计档案，并配备专用档案柜。

(二)会计电算档案中，由计算机打印输出的凭证、帐簿、报表，其保存期限与手工方式完全一致。存贮于磁性介质上的会计资料在未打印成书面资料前要妥善保管。同时，会计单位应明确复制备份数据的时间间隔，以及清除数据的时间间隔。两者根据会计单位业务量大小和计算机存贮能力而定。会计数据的备份应分别存于两个以上不同的建筑物内。

(三)财会单位应指定专人负责会计档案管理工作。有专职档案部门的单位，财会单位负责移交前的会计档案的整理、立卷、保管等工作，期满后，负责向档案部门办理移交手续。没有专职档案部门的单位，会计档案管理工作人员应负责全部会计档案的整理、立卷、保管、调阅、销毁等一系列工作。

(四)年度终了，根据单位的具体情况，有专职档案部门的单位，财会单位应填写"会计档案案卷目录表"一式二份，由财会负责人签字后，一份随会计档案存放，一份在档案单位接收签证后留在财会单位，以明确责任。

(五)保存会计档案资料应做到防盗、防火、防潮、防虫，磁性介质还要注意防尘、防热、防磁、防冻，要有相应的安全措施。

(六)机构变动或档案管理人员调动时，应办理交接手续，由原管理人员编制会计档案移交清册，将全部案卷逐一点交，接管人员逐一接收。

四、会计档案的借阅使用

(一)会计档案在财会单位管理的，除填写"会计档案案卷目录"以外，还应分别建立会计档案清册和借阅登记清册，即应将历年的会计档案的内容、保管期限、存放地点等情况登记清楚。使用会计档案借阅登记清册即将借阅人姓名、单位、日期、数量、内容、归期等情况登记清楚。

(二)外单位借阅会计档案时，应持有单位正式介绍信，经会计主管人员或单位领导人批准后，方可办理借阅手续。

(三)单位内部人员借阅会计档案，应经会计主管人员或单位领导人批准后，办理借阅手续。

(四)借阅会计档案人员，不得在案卷中标画，不得拆散原卷册，更不得抽换。

(五)借阅会计档案人员，不得将会计档案携带出外，特殊情况，须经单位领导批准。需要复制会计档案的，也应经单位领导人批准后才能进行复制。

(六)经批准借阅会计档案，应限定期限，并由会计档案管理人员按期收回。

五、会计档案的保管期限

会计档案的保管期限应按照《会计档案管理办法》执行。规定的保管期限，应从会计年度终了后的第一天算起。

六、会计档案的销毁

(一)会计档案保管期满，需要销毁时，由本单位档案部门提出销毁意见，会同财会部门共同鉴定，严格审查，编制会计档案销毁清册。经单位领导审查，以书面形式报经主管单位批准后销毁。对其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到结清债权债务时为止。

(二)各单位按规定销毁会计档案时，应由档案部门和同级审计部门共同派员监销。

(三)监销人在销毁会计档案之前，应当按会计档案销毁清册所列项目逐一清查核对;销毁后，要在"销毁清册"上签章，并将监销情况以书面形式报告本单位领导。

(四)会计档案销毁后，经办人也要在"销毁清册"上签章，归入档案备查。