采购合同管理制度

1）合同草拟

2）双方修改及审阅

3）最终确定合同内容

4）双方盖章

5）归档

6）相关部门跟进合同履约情况2100433B

在签订采购合同时应注意以下几点：

一、审查采、供货双方的基本情况

在采购谈判正式开始之前，要审查对方的营业执照，了解其经营范围，以及对方的资金、信用，经营情况，其项目是否合法等。如果有担保人，也要调查担保人的真实身份。若出面签约的是某业务人员时要注意查看对方提交的法人开具的正式书面授权委托证明，以确保合同的合法性和有效性。特别应注意在涉外商贸谈判中，要注意把子公司和母公司分开，若与子公司谈判，不仅要看母公司的资信情况，更要调查子公司的资信情况。因为母公司对子公司不负连带责任。

二、严格审核采购合同主要条文

当谈判双方就交易的主要条款达成一致以后，就进入合同签约阶段。谈判所涉及的数量、质量、货款支付以及履行期限、地点、方式等，都必须严密、清楚，否则会造成不可估量的经济损失。特别应注意：

（一）签订的合同对商品的标准必须明确规定。

签订合同时，双方对买卖商品的名称必须准确而规范。对所购产品的质量标准应当在合同中明确约定，以免所交货物因质量不符合所想要采购的标准而引起纠纷。

（二）交货地点应明确

签订合同时，要写明交货地点，保证货物能够及时签收，避免丢失货物，尤其是在跨国采购时应注意。

（三）接受货物时间应明确

为了避免所采购的产品因过期等原因失去原有的使用价值，在采购合同中应明确约定货物到交货地点后采购人的收货时间。

三、合同必须明确双方应承担的义务和违约的责任

采购合同双方应就违约事项约定解决方式以及法律责任，以此来维护自己的合法权益。例如约定在违反合同事项时支付违约金。

编号：

卖方：

买方：

签订地点：

一、根据《中华人民共和国合同法》，经买卖双方协商，签订本合同。

序号使用单位品名品牌型号规格产地保修期单价（元）数量（套）采购金额（元）

1

2

3

4

5

6

7

8

合计：

二、供应设备：

三、 质量与检验

1、卖方须准时提供全新的、包装完美无破损的、备件齐全的、完全符合国家的有关质量标准的设备。

2、设备验收包括：数量、外观质量、备件备品、装箱单、技术参数资料(中文)、设备安装调试运行良好。

3、设备应钉有铭牌（包括：制造商、设备名称、型号规格、出厂日期等）并附有产品质量检验合格标志。

四、交货及验收

1、合同签订后，卖方免费送货至买方的使用单位（名称："para" label-module="para">

2、在货到后3天内，卖方免费完成设备安装调试工作。

3、设备验收：使用单位按国家规定的标准或厂方出厂标准验收，使用确认设备运行良好，并在验收报告上签字盖章

4、设备出现质量问题，卖方负责免费“三包”，7天包退、15天包换和不少于1年的保修。如果每件设备一年内出现三次质量故障，同类设备总货量一年内出现质量故障超过15%的，应包换。

五、付款方式

1、卖方提交合同、验收报告、发票复印件（加盖采购单位公章）和拨款凭证复印件给广州市海珠区政府采购中心。

2、 广州市海珠区国库支付中心15天内用转帐方式支付货款。

六、售后服务

1、卖方提供的免费上门保修服务，自验收报告签字之日起计算。

2、保修期内设备出现故障，属于产品质量问题，由卖方负责维修，不再收取费用；属于人为造成的，卖方提供服务，但须收取材料费。

3、故障报修的响应时间：工作时间8:00～18:00期间为4小时，非工作时间为16小时（保修电话："para" label-module="para">

4、设备故障在检修8小时后仍无法排除，卖方应在24小时内提供不低于故障设备规格型号档次的备用设备使用，直至故障修复。

5、保修服务方式，即由卖方免费派员到使用单位现场维修。

七、培训

1、卖方免费向使用单位提供设备的基本使用的培训。

2、培训时间由使用单位安排进行1—2次集中的培训。

八、违约责任

1、买方无正当理由拒收设备、拒付设备款的，向卖方赔付货款总值的百分之五违约金。

2、买方逾期支付设备款的，向卖方赔付欠款百分之五。

3、卖方所交的设备品种、型号、规格不符合合同规定的，买方有权拒收设备，卖方赔付货款总值百分之五的违约金。

4、卖方不能交付设备的，向买方赔付货款总值百分之五的违约金。

5、卖方逾期交付设备，向买方赔付逾期交货部分货款总额的百分之五。逾期交付超过十天，买方有权终止合同。

九、争议及仲裁

1、因设备的质量问题发生争议，由广州市技术监督局或其指定的质量鉴定单位进行质量鉴定。设备符合质量标准的，鉴定费由买方承担；设备不符合质量标准的，鉴定费由卖方承担。

2、因本合同引起的争议，双方应协商解决，也可以向合同签订所在地人民法院提出诉讼。

十、本合同一式三份，买卖双方和海珠区政府采购中心各1份，自双方签字盖章之日起生效。

采购合同是商务性的契约文件，其内容条款一般应包括：

供方与分供方的全名、法人代表，以及双方的通讯联系的电话、电报、电传等； 采购货品的名称、型号和规格，以及采购的数量； 价格和交货期； 交付方式和交货地点； 质量要求和验收方法，以及不合格品的处理，当另订有质量协议时，则在采购合同中写明见“质量协议”； 违约的责任。

采购合同审计是对采购合同的合法性、完整性和有效性等所进行的审计。

起因

与一般采购合同相比，国际采购合同无论在内容上，还是在形式上都存在很大不同。

(1)各国国情不尽相同，语言沟通也有一定的障碍，即使是同一个国际采购合同，双方对合同中某些条款的理解也可能存在差异。

(2)采购合同中规定的支付货币的选择和结算期限也是容易产生歧义的地方，因而需要认真加以审核。盲目和轻率地签订合同在大多数情况下都会产生争议和纠纷。

在国际采购合同上需要详细列明所采购物品的技术性能、供货时间、采购数量、产品价格等合同内容。同时，还必须考虑额外的合同内容，如大宗采购引起的相关配套引进问题、各国税务政策的相互衔接和匹配、运输保险的保护性条款、调试保证期限、履约保证和违约赔偿金、支付货币的选择和汇率风险的处理、不可抗力与合同争端的解决等，上述条款均有可能引起采购合同的风险。 2100433B

采购合同的管理应当做好以下几方面的工作：

(l)加强对公司采购合同签订的管理

加强对采购合同签订的管理，一是要对签订合同的准备工作加强管理，在签订合同之前，应当认真研究市场需要和货源情况，掌握企业的经营情况、库存情况和合同对方单位的情况，依据企业的购销任务收集各方面的信息，为签订合同、确定合同条款提供信息依据。另一方面是要对签订合同过程加强管理，在签订合同时，要按照有关的合同法规规定的要求，严格审查，使签订的合同合理合法。

(2)建立合同管理机构和管理制度，以保证合同的履行企业应当设置专门机构或专职人员，建立合同登记、汇报检查制度，以统一保管合同、统一监督和检查合同的执行情况，及时发现问题，采取措施，处理违约，提出索赔，解决纠纷，保证合同的履行。同时，可以加强与合同对方的联系，密切双方的协作，以利于合同的实现。

(3)处理好合同纠纷

当企业的经济合同发生纠纷时，双方当事人可协商解决。协商不成时，企业可以向国家工商行政管理部门申请调解或仲裁，也可以直接向法院起诉。

(4)信守合同，树立企业良好形象

合同的履行情况好坏，不仅关系到企业经营活动的顺利进行，而且也关系到企业的声誉和形象。因此，加强合同管理，有利于树立良好的企业形象。