档案分类方案模板

为加强本单位档案管理，实现档案分类、整理、编目、检索的标准化和规范化，便于档案信息资源的开发利用，更好地为领导决策和各项工作服务，根据国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》和深圳市档案局《深圳市档案分类方案编制规则》的规定，结合本单位职能，特制定本方案。

第一条 本方案规定了本单位档案分类的原则和方法、档号标识及归档范围和保管期限。

第二条 档案分类原则是以本单位职能活动中形成的各种门类和载体的全部档案为对象，依据工作职能、结合档案内容和载体形式特点，进行科学分类。

本方案适用于本单位档案实体的分类、整理和排架管理。

第三条 本方案共设置9个一级类目，并以两位阿拉伯数字作为一级类目代号。

1、党群工作（代号：01）

2、行政管理（代号：02）

3、业务管理（代号：03）

4、基本建设（代号：04）

5、设备仪器（代号：05）

6、会计档案（代号：06）

7、人事档案（代号：07）

8、声像档案（代号：08）

9、实物档案（代号：09）

第四条 二级类目的设置方法如下：

1、党群工作、行政管理、业务管理类的二级类目，按工作职能设置；

2、基本建设类的二级类目，按基建项目设置；

3、设备仪器类的二级类目，按设备种类或型号设置；

4、会计档案类的二级类目，按会计凭证、会计账簿、财务报告、其他设置；

5、人事档案类的二级类目，按人名设置；

6、声像档案类的二级类目，按照片、底片、录音带/录像带、光盘/磁盘等载体特征设置，照片类的三级类目按领导类、荣誉类、业务活动类、文体活动类设置；

7、实物档案类的二级类目，按荣誉品、纪念品、其他设置；

8、专业档案类的二级类目根据实际情况进行设置。

附件：

1、深圳市××局档案分类体系表；

2、深圳市××局档案排列编号方法和档号、目录号结构说明；

3、深圳市××局档案分类、归档范围和保管期限表。

深圳市机关、事业单位档案分类方案(示范本)使用说明

1、各单位的档案分类方案至少应设置9个一级类目。

部分单位没有基本建设、设备仪器、会计档案类档案，也应设置空类。

部分单位在履行具体业务职能时形成的专业档案，可视情况在第9类之后增加相应类别，如市劳动局在办理招调工中形成的审批表及有关材料可单独设类，作为第10类“招调工档案”；在职业技能培训方面形成的文件材料，可作为第11类“职业技能培训档案”，以此类推。

2、党群工作、行政管理、业务管理类档案是指各单位在工作活动中形成的管理性文件材料，其二级类目的划分可根据本单位的实际情况而定；录音带、录像带、光盘和磁盘数量大的单位，也可以不将录音带/录像带、光盘/磁盘合并设为两类，而分开设为4个二级类目，整理时分别按形成时间顺序排列编盘号或张号，目录号中的类别代号则作相应变动；其他类别档案的二级类目应按照“示范本”划分。

3、业务管理类档案是指各单位在履行专业职能活动中形成的综合性、管理性文件材料。如：市劳动局形成的关于招调工、职业技能培训等方面的政策法规、规章制度、计划、总结、报告、调研材料、会议材料，可分别设置招调工、职业技能培训等二级类目。

业务管理类档案与专业档案的区别，类似于：关于人事工作方面的规章制度、计划总结等归入行政管理类，而关于干部职工个人的履历材料、自传材料、入党入团、奖励处分材料等归入人事档案；会计工作中形成的规章制度、计划总结等归入行政管理类，而会计凭证、会计账簿、财务报告等归入会计档案。

4、各单位可根据本单位的实际情况来划分照片类档案的三级类目，其中“示范本”中荣誉类照片是指:为了便于利用实物档案,将本单位获得的奖牌、奖杯、奖状、锦旗、证书等拍摄并整理而成的照片。照片数量少的单位也可不分类，只按形成时间顺序大流水排列装册，分册编照片号，目录号中则相应去掉三级类目代号。

5、基本建设档案和会计档案、人事档案、照片档案的归档范围和保管期限，分别按照《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发[1988]4号）、《国家重大建设项目文件材料归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）和《会计档案管理办法》（财会字[1988]32号）、《干部人事档案材料收集归档规定》（组通字[1996]14号）、《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）的规定执行。 2100433B

亦称档案信息检索分类或档案情报检索分类。是以档案记述的内容为对象进行等级分类的逻辑体系。它以国家机构、社会组织从事的社会实践分工为基础,以档案记述的事物属性关系为依据,按照逻辑方法进行统一分类，不受档案所属全宗的限制。主要用于编制卡片目录和组织情报的机械化、自动化检索，一般不适用于档案实体管理的分类 (某些特殊专业档案例外),档案馆的情报检索分类系统与档案实体分类排列上架序列通常是不一致的。为建立统一的档案情报检索系统,一些国家制定有通用的、标准的分类方案。例如,苏联1962年出版了《苏联国家档案馆分类卡片目录系统中文件情报的统一分类方案》，1978年又出版了补充和修订本；中国1987年出版了《中国档案分类法》，并附有档案分类标引规则、《中国档案分类法》类目细分规则、清代档案分类表、民国档案分类表。

以档案实体为对象，按照其形成特点和历史联系，逐级分为多种类别。包括三级分类层次：

①国家档案全宗的分类。是对国家全部档案进行最高层次的分类，一般是按照档案的历史时期属性、形成机关的级别属性、地区属性、专业部门属性以及档案制成材料属性进行划分。此种分类是各级各类档案馆的设置以及国家档案在档案馆中合理分布的依据。例如，在中国和苏联，按照档案的历史时期属性建立有专门保存不同历史时期档案的档案馆，按照档案形成机关的级别属性建立有中央级和地方级的档案馆，按照档案的地区属性建立有各行政区档案馆，按照档案的专业部门属性建立有专门档案馆，按档案制成材料属性建立有照片档案馆、影片档案馆、录音档案馆等。

②档案馆馆藏档案的分类。指对一个档案馆全部馆藏档案的分类，一般以全宗作为基本单位。根据每个馆馆藏全宗情况不同，可按全宗所属的历史时期、机关性质、部门系统或其他联系进行分类。此种分类对分库管理和排架的合理化起指导和组织作用。例如：法国国家档案馆把馆藏档案划分为古代档案、近代档案和现代档案。英国公共档案馆把馆藏档案划分为中世纪档案、近代档案和现代档案。中国第一历史档案馆首先把馆藏档案划分为明代档案和清代档案，清代档案又分为内阁、军机处、宫中、内务府、宗人府几个全宗。

③中国第二历史档案馆首先按照中华民国时期各个政权划分为南京临时政府、广州大元帅府、广州国民政府和武汉政府的档案，北洋政府的档案，国民政府的档案，汪伪政府的档案等几大类别，然后再按全宗的联系分类。中国中央档案馆首先把馆藏档案划分为新民主主义革命时期档案和中华人民共和国时期档案，然后再按全宗的联系分类。中国各地方综合性档案馆，首先按历史时期划分为中华人民共和国建国前的档案和建国后的档案；建国前的档案又按档案的性质划分为旧政权档案和革命历史档案；建国后的档案又按部门系统划分工交系统全宗群、农林水利系统全宗群、财贸系统全宗群等。③全宗内档案分类。2100433B

指档案概念外延的划分，即在档案总概念下，分为许多具体档案概念，通常亦称档案种类划分。其依据和名称有：

根据档案形成分

①根据档案形成者可分为国家机构档案、党派团体档案、企业单位档案、事业单位档案、名人档案等。每类社会组织档案中，又分为具体社会组织档案。每个独立的社会组织档案是划分全宗的依据，每类社会组织档案是划分全宗群的依据

根据档案内容性质分

②根据档案内容性质可分为立法档案、行政档案、军事档案、外交档案、经济档案、科学技术档案、艺术档案、宗教档案等等。上述每种档案，又可具体细分。由于人们从事的专业不同,对档案的需求都有专指性,这种划分对人们从不同角度检索利用档案有意义。

根据档案的载体形式分

③根据档案的载体形式可分为石刻档案、泥板档案、甲骨档案、金文档案、简牍档案、缣帛档案、纸质档案、纸草档案、羊皮档案、蜡板档案、棕榈叶档案、桦树皮档案、胶片档案、磁带档案等(见彩图多种新型载体的文献)。

按照记录信息方式分

④按照记录信息方式可分为文字档案、图形档案、声像档案。声像档案又分为照片、录音、录像、影片档案。上述类型档案在管理和提供利用方式上都各有特殊性。

按照记录信息时间分

⑤按照记录信息方式可分。一般可分为古代档案、近代档案和现代档案。古代档案和近代档案常被统称为历史档案。在中国，通常分为中华人民共和国时期档案和中华人民共和国建国前档案两大类。建国前档案又分为历代王朝档案、中华民国时期档案、新民主主义革命时期档案。档案是不同时代的产物，这种划分对认识档案的时代特点有意义。

根据档案所有权形式分

⑥根据档案所有权形式可分为国家所有档案、集体所有档案和个人所有档案。在外国通常分为公共档案和私人档案。对不同所有权的档案，要按照档案法规的规定，分别采取不同的收集和管理办法。属于国家所有的档案，要按规定向国家档案馆移交。属于集体或个人所有的档案，其所有权的转让，一般要在自愿、 合法基础上进行, 档案所有者可向国家档案馆捐赠、出售或寄存。

种类划分

⑦在中国，常见的档案种类划分尚有：把档案划分为文书档案、 科学技术档案和专门档案 3大类别，然后再下分;把档案划分为普通档案和专门档案两大类别,然后再下分；把档案划分为社会管理档案和科学技术档案两大类别，然后再下分。